ERP система - список решений для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия
Поэтапная автоматизация предприятия предполагает наличие соответствующей инфраструктуры современной компании и соответствующую квалификацию, и подготовку кадров. Для начала работ по оптимизации бизнес-процессов компании и их последующей автоматизации необходимо понимание всех сфер управления современным предприятием. Ниже мы приводим краткий список сфер управления фирмой с последующей детализацией для удобства понимания мелочей системы.
1. Автоматизация и внедрение процесса управления продажами
1. Управление продажами – модуль:
• Создание, изменение, удаление, просмотр счетов на продукцию и услуги компании.
• Возможность автосоздания счетов при разных событиях в любых бизнес-процессах.
• Мощная система формирования цен в зависимости от пользователя, контрагента, продукта, услуги и т.д. Возможность работы с разными валютами.
• Поддержка использования 12 систем штрих-кодов для точки продаж – использование POS-терминалов.
• Использование различных типов валют и платежей.
• Возможность гибкого и оперативного управления гарантиями и возвратами.
2. Управление закупками – модуль:
• Управление каталогом поставщиков и их прайсами.
• Управление и формирование заказов на закупку.
• Возможность задавать квоты на закупку у разных поставщиков минимальную и максимальную.
• Автоматическое напоминание о выставлении счетов и их автосоздание для проведения закупок по графику.
• Настройка процесса отслеживания потребности в дозакупке и её выполнение по желанию.
3. Управление процессом предоставления услуг – модуль:
• Управление проектами и задачами в проектах.
• Ведение многоуровневых проектов.
• Контроль выполнения задач.
• Напоминание клиентам по почте при прохождении некоторых задач-этапов.
• Планирование задач и управление приоритетами выполнения.
• История выполнения задач и анализ предоставления услуг.
• Ведение договорной документации по услуге.
• Выставление и закрытие Актов выполненных работ.
2. Автоматизация и внедрение процесса управления логистикой
1. Управление процессом производства продукции – модули:
• Возможность внедрения и использования популярных методик, например, JIT в производственном процессе.
• Использование разных методов расчёта себестоимости продукции и управления ею.
• Гибкая настройка параметров продукции.
• Управление процессами, операциями и задачами.
• Связь с прогнозами продаж.
• Гибкое планирование производства в зависимости от продукции, покупателей и заказов.
• Возможность использовать для контроля диаграмму Ганта.
• Контроль объёма производства и себестоимости.
2. Управление процессом ценообразования – модуль:
• Возможность изменения цен в зависимости от стоимости, даты, валюты, категории продукции и покупателя и т.д.
• Мощная система правил для автоматической обработки цен в зависимости от событий.
• Связь с процессом продаж и бухгалтерским, финансовым учётом.
3. Система управления качеством – модуль:
• Управление послепродажными услугами, гарантией, ремонтом и т.д.
• Возможность использования систем качества ISO.
4. Управление процессами доставки и грузоперевозками – модуль:
• Планирование и ведения расписания поставок.
• Учёт и контроль стоимости доставки.
• Автоматическое выставление необходимых счетов.
• Связь с системой управления качеством.
5. Управление складом – модуль:
• Возможность управления несколькими складами.
• Управления входами и выходами склада.
• Ведение истории перемещений, использование штрих-кода.
• Назначение и переопределение складских правил при размещении продукции.
3. Автоматизация и внедрение процесса бухгалтерского и финансового учётов – модуль
1. Автоматизация ведения бухгалтерского учёта - модуль:
• Управление аналитическим и синтетическим учётом.
• Ведение финансового учёта.
• Автоматизация налогового учёта.
• Бюджетирование средств компании.
• Управление электронными банковскими платежами.
• Автовыставление счетов.
• налитический контроль за деятельностью предприятия.
• Использование финансовых индикаторов состояния.
• Возможность ведения множества компаний в одной базе, а также множества валют и планов счетов.
• Синхронизация разных планов счетов в режиме реального времени.
• Огромное количество готовых к использованию отчётов, возможность их гибкой настройки и создания.
• Связь с отчётами других сфер управления и автоматизации.
2. Автоматизация аналитического учёта - модуль:
• Интеграция с бюджетированием.
• Возможность работы с одни или несколькими планами счетов.
• Связь с остальными сферами управления предприятием.
• Связь с графиками и себестоимостью проектов, центрами затрат, производством и себестоимостью продукции, продажами, закупками, выходными и многим другим.
3. Управление активами компании - модуль:
• Эффективное управление активами компании и их амортизацией.
• Интеграция с бухгалтерским и финансовым управлением.
• Отслеживание состояния активов и историей изменений.
4. Управление банковскими операциями – модуль:
• Получение банковских выписок из клент-банка.
• Ведение учёта поступлений и оплат.
• Полная интеграция с бухгалтерским учётом без необходимости ручного повторного внесения информации.
• Автоформирование предложений на основе закупок, продаж, счетов и т.д.
• Видимость платежей из других сфер управления, таких как CRM и т.д.
5. Бюджетирование – управление бюджетами предприятия - модуль:
• Управление аналитическими и финансовыми бюджетами.
• Управление бюджетом с 3-х разных позиций:
1) Бухгалтер

2) Менеджер проектов

3) Руководитель отдела (продаж, маркетинга и т.д.)
• Связь с планированием закупок, продаж, рабочими графиками и т.д.
• Аналитические бюджеты интегрированы с управлением проектами.
6. Управление платежами – модуль:
• Разграничение ролей на внесение платежей, подтверждение платежей и отправка в банк.
• Учёт средств на разных банковских счетах.
• Мультивалютность.
• Предусмотрена поддержка электронных банковских форматов и печать чеков.
• Полная интеграция с учётом для избавления от ручной работы.
• Автоматический импорт и разнесение банковских выписок.
4. Автоматизация управления кадрами – модуль
1. Управление затратами кадров – модуль:
• Управление ежедневными затратами кадров.
2. Управление рабочим временем - прогулы, болезни, выходные – модуль:
• Удобный вид календаря.
• Возможность использовать любые виды причин отсутствия: болезни, праздники, отпуск, прогул и т.д.
• Интеграция с глобальным календарём событий компании.
• Автовычисление периодов.
3. Управление квалификацией кадров – модуль
5. СRM & SRM – customer relationship management (управление отношениями с клиентами)
1. CRM – модуль:
• Управление контактами, кандидатами и контрагентами.
• Управление заданиями, проблемами, запросами клиентов.
• Возможность быстрой идентификации клиента и ведение его истории.
• Автоматическое напоминание, выполнение правил и других действий.
• Проведение автоматических массовых почтовых рассылок.
• Связь с календарём.
• Интеграция с системами продажи, закупки, постпродажного обслуживания.
• Использование процессного подхода к управлению компанией.
• Полная ориентация системы управления предприятием на клиента.
2. Управление маркетинговыми кампаниями предприятия – модуль:
• Разработка, мониторинг, управление проведением рекламных кампаний.
• Учёт и контроль кампаний, шагов и последовательности действий.
• Мультиканальность: SMS, e-mail, бумажные рассылки, телефон и т.д.
• Для печатной продукции есть поддержка штрих-кода, например, для проведения акций.
• Гибкая настройка рабочих процессов.
• Статистика по работе.
• Связь с бухгалтерским учётом для контроля себестоимости.
• Связь с help-desk и послепродажным обслуживанием.
• Связь с управлением продажами и CRM модулями.
3. Встроенный почтовый шлюз – модуль:
• Возможность интеграции с большинством шлюзов и серверов.
• Массовые рассылки.
• Полная интеграция с CRM.
4. Управление звонками VOIP – модуль:
• Возможность задавать разные последовательности работы для операторов.
• Сегментация и разные правила.
• Возможность превращения звонков в кандидатов.
• Управление социальными опросами.
• Контроль эффективности и продуктивности.
• Связь с e-mail рекламными кампаниями и сегментацией.
• Возможность автоматизации работы кол-центра.
5. Управление портальным доступом клиентов – модуль:
• Любая часть системы может быть вынесена в портальную часть системы.
• Контроль доступов через групповую политику безопасности.
6. Возможность доступа партнёров, клиентов, поставщиков и т.д.
6. Автоматизация управления проектами
1. Финансовое управление проектами – модуль:
• Управление бюджетами проектов.
• Автовыставление счетов по выполнению задач.
• Контроль рентабельности проекта.
• Полная интеграция с управлением персоналом.
• Полная интеграция с поступлениями, задачами и рабочими графиками.
2. Управление операциями – модуль:
• Управление короткими и длинными планами.
• Многоуровневая проектная система.
• Возможность использования диаграммы Ганта.
• Возможность использования лучших мировых систем GTD и SCRUM.
• Интеграция с аналитическим учётом для ведения финансового учёта.
• Связь с автоматическим выставлением счетов и контролем продаж.
• Интеграция с модулями управления персоналом.
3. Управление рабочими графиками – модуль:
• Позволяет контролировать временные затраты сотрудников.
• Используется для возможности бюджетирования, себестоимости продукции и услуг.
• Поддержка разных методологий: вход-выход проекта, обычные графики и расписания, полные расписания с обязательным утверждением руководителя проектов.
• Поддержка уведомлений и напоминаний.
• Автоматическое выставление счетов за отработанное время.
• Интеграция со встречами, задачами сотрудника и контролем трудозатрат.
4. Календарь – модуль:
• Множественное ведение компаний, групп пользователей и т.д.
• Мощный встроенный поиск и фильтрация.
• Все объекты управления в компании могут быть показаны в виде календаря.
• Привязка к иерархической структуре компании.
5. GTD (getting things done) – модуль:
• Полностью интегрирован в процесс управления проектами.
• Интегрирован в рабочие графики и управление себестоимостью.
6. Электронный документооборот – модуль:
• Хранение, классификация и поиск документов.
• FTP доступ ко всем ресурсам.
• Привязка документов к проектам, продукции, продажам и т.д.
• Автоиндексация pdf, doc, txt, odt, sxw документов.
• Встроенная система виртуальных папок и файлов.
• Автоматическое сохранение отчётов системы в документы.
• Автоматическая классификация ресурсов.
• Возможность сохранения электронных писем при установке модуля для Outlook.
7. Совместное использование с Outlook и Thunderbird – модули:
• Возможность доступа к данным Outlook и Thunderbird.
• Связь между почтовыми сообщениями и списком партнёров в ERP системе.
• Конфигурация сообщений для связи с партнёрами и продукцией компании.
• Возможность создания нового партнёра прямо из электронного почтового сообщения.
7. Автоматизация коммуникаций предприятия
1. Управление оповещениями и предупреждениями – модуль:
• Автоматические оповещения в зависимости от событий.
• Возможность создавать оповещения для любой части рабочего процесса.
• Встроенная система оповещений.
• Возможность привязки сообщений к партнёрам компании, продукции и т.д.
• Возможность вызова одного и того же оповещения из разных мест и операций: продажи, счета, доставка на склад и т.д.
• Это универсальная функция для любого модуля ERP системы.
2. Управление рабочими столами (АРМами) сотрудников – модуль:
• Возможность предоставления всей необходимой информации на одной странице.
• Есть перечень готовых решений для бухгалтерского учёта, производства, управления проектами.
• Возможность привязки ко всем должностям компании.
• Возможность динамического обновления информации.
• Возможность адаптации.
• Пользователь сам может управлять своим рабочим столом.
3. Управление электронной почтой – модуль:
• Встроенный полноценный почтовый клиент с полной интеграцией с другими модулями системы.
• Поддержка POP, IMAP, SMTP.
• Автоматическое соединение.
• Возможность привязки любых документов ERP системы.
• Возможность адаптации под потребности компании.
• Контроль доступа пользователей.
4. WIKI – модуль:
• Удобный инструмент для создания вопросов-ответов, инструкций, технического описания системы управления.
• Используется тот же стиль что и у MediaWIKI.
• Создание любого количества групп WIKI.
• Детальная история на всех страницах.
• Интеграция с системой документооборота.
• Ссылка на любой ERP документ.
• Возможность разграничения прав доступа.
• Связь с клиентским порталом.
• Связь с рабочими процессами пользователей для обеспечения инструкциями.
8. Автоматизация управления бизнес-процессами компании
1. Управление бизнес-процессами – модуль:
• Визуальное проектирование бизнес-процессов.
• Предоставляется помощь в понимании работы + документация.
• Связь с документооборотом.
2. Управление рабочими процессами компании:
• Возможность создания многоуровневых рабочих процессов.
• Использование системы событие-действие.
• Встроенный редактор рабочих процессов.
• Есть возможность менять логику работы без программирования.
• Есть интерфейс серверных действий.
9. Автоматизация управления ассоциацией
1. Управление событиями:
• Полная интеграция с учётом и CRM.
• Модуль использует электронную почту.
• Использование вида «календарь» и пользовательского портала для он-лайн регистрации участников.
• Возможность автоматического выставления счетов после регистрации нового члена ассоциации.
• Интегрирован в управление проектами для ретропланирования задач.
• Интегрирован с CRM для оповещения и приглашения на события.
• Автоматическое выставление счетов при событиях членам ассоциации.
2. Fund Rising – модуль:
• Поиск инвесторов, доноров.
• Контроль использования средств в проектах и ресурсов.
• Много готовых рабочих столов для сотрудников.
• Полностью интегрирован с инструментами CRM: сегментация, отчёты и т.д.
• Связь с бухгалтерским учётом для контроля средств.
3. Управление членами ассоциации – модуль:
• Предоставление цен.
• Автоматическое выставление счетов и коммерческих предложений.
• Возможность доступа через портал.
Последовательность внедрения ERP системы
Дальнейшая работа предполагает детально описание потребности предприятия в автоматизации тех или иных сфер управления компанией и её бизнес-процессами. Логично поэтапное внедрение системы, поскольку неизбежно натыкаемся на обучение персонала и его адаптацию к использованию электронных систем обеспечения рабочих процессов. На сегодня компания «Simbioz» предлагает в первую очередь приведение в должное состояние АйТи-структуру компании в которую входят компьютерные и другие сети предприятий и обеспечение её бесперебойного функционирования. Во вторую очередь есть смысл внедрить CRM систему с последующим внедрением SRM модулей. Это даст возможность на третьем этапе повысить эффективность рекламных компаний и использование собственного веб-сайта и электронной почты сотрудников.
Дальнейшее развитие системы предполагает отладку бизнес-процессов предприятия и последовательную их автоматизацию и оптимизацию, что приводит к резкому снижению себестоимости продукции и услуг и повышению рентабельности, соответственно.
С уважением, Василий Тимкович!