Основные финансовые бизнес процессы предприятия и их автоматизация. Часть 2.

Финансы и учет.

Anton Piskun (Антон Пискун)

Автоматизация учета и финансовых задач.

Уже давно никто не ведет бухгалтерский учет вручную и у многих предприятий он автоматизирован, чего не скажешь о финансах компании.

На рынке сейчас представлено много решений для автоматизации финансов и учета. При этом такие решения можно классифицировать таким образом:

  • решения для автоматизации определенных участков - например бюджетирование или составления платежного календаря;

  • решения для автоматизации учета - софт для бухгалтеров, который предназначен в первую очередь для ведения учета и составления отчетности, но некоторые компании стараются его приспособить и для управления финансами;

  • ERP системы, которые предназначены для автоматизации всего бизнеса, в том числе и бухгалтерии, и финансового менеджмента.

Автоматизация является сейчас практически обязательным условием деятельности компаний и рано или поздно все о ней задумываются. Как правило, первым шагом автоматизации является либо внедрение учетных программ либо внедрение CRM систем, которых сейчас на рынке превеликое множество.

Самой наверное популярной учетной программой на просторах СНГ, является 1С, к которой привыкли практически все бухгалтера. Но современные веянья, и особенно в Украине заставляют собственников и руководителей бизнеса искать альтернативы. И первое на что падает их глаз, это ERP системы, которых сейчас тоже немало на рынке.

Первое что останавливает от внедрения ERP, это их цена, которая является особенно неподъемной для малого бизнеса.

Но даже если ERP бесплатна или условно - бесплатна, это не избавляет от других проблем при внедрениях таких систем.

Такими проблемами являются:

  1. Сами клиенты;

  2. Плохая ERP-система;

  3. Ошибки со стороны консультантов при внедрении.

Если говорить о клиентах, то на успех внедрения влияет форма собственности и количество сотрудников.

На госпредприятии например шансы успешного внедрения очень невелики, так как никто там по сути не заинтересован в новом софте. И как это происходит - известно всем, и кто выигрывает тендеры - тоже.

Как правило, чем больше сотрудников на предприятии тем меньше шансы успешного внедрения. Шансы возрастают с уменьшение количества сотрудников, так как чем меньше компания, тем больше времени может уделять вопросам внедрения непосредственное руководство компании.

Еще одной проблемой являются некачественные ERP системы, особенно это касается малоизвестных систем, которые однако по словам их разработчиков, является уникальной и решающий все проблемы предприятия. Собственников привлекает цена таких систем, но как показывает практика, потом сильно жалеют о своем решении о внедрении.

Среди ERP систем, которые показали свою жизнеспособность например можно выделить Oracle, SAP, Microsoft Dynamix, Odoo, которые являются общепризнанными мировыми лидерами.

Стоимость внедрения некоторых ERP системы бывает очень большая - это является основной причиной отказа о внедрения среди многих представителей бизнеса.

Среди бесплатных (или условно бесплатных) ERP систем можно выделить ODOO, которая распространяется совершенно бесплатно и ее даже можно установить на локальный компьютер. Скачать ее можно по ссылке - https://www.odoo.com/uk_UA/page/download

Но так или иначе вам прийдется понести некоторые расходы, которые в себя включают аренду сервера, оплату консультантов, оплату труда разработчиков, особенно если вы захотите "допилить" существующий функционал, сделать какой-то отчет или печатную форму документа. Кроме того так как ODOO это Open Source, то под нее разработчики со всего мира делают кучу модулей расширяющие функциональность системы, но бездумно все ставить на свою систему не стоит, так как некоторые модуля могут просто сложить вашу систему.

В Украине эта система становится все более популярной с каждым годом и привлекает к себе все больше и больше внимания. В 2018 году даже была организована ассоциация, которая в себе объеденила разработчиков, бизнес аналитиков и людей, которые просто заинтересовались данной системой. Одной из причин создания этого объединения, дать уверенность бизнесу, что они не останутся один на один с ERP системой в процессе или после внедрения.

Итак, минутка рекламы закончилась, давайте теперь перейдем к автоматизации учета и финансов :)

Что заставляет компании задуматься об автоматизации финансов?

  • Кассовые разрывы и существенное отклонение от плановых показателей бюджетирования — не редкость.

  • Финансовое планирование и анализ осуществляются с помощью MS Excel и подобных инструментов. Данные для планирования собираются в ручном режиме и часто из разных систем.

  • Получение фактических данных для оперативного анализа выполнения плановых показателей занимает много времени и сил, а также осуществляется несвоевременно.

  • Используемые инструменты финансового учета не обеспечивают достойный уровень сохранности (безопасности) управленческой информации, потеря, или несанкционированный доступ к которой грозят бизнесу серьезными последствиями.

  • Согласование и утверждение показателей финансового учета и управления осуществляется по почте или устно, что снижает скорость и точность принятия важных решений, а также не позволяет хранить их историю.

Как правило, при внедрении систем для автоматизации финансов в центре внимания три основных бизнес - процесса:

  • Бюджетирование;

  • Казначейство;

  • Управленческий учет

Понятно, что все эти процессы разбиваются на множество подпроцессов, которые могут быть достаточно сложными.

Начинать внедрение нужно с проработки основных, базовых процессов без попытки охватить все и сразу. Мой опыт участия во внедрениях показывает, что украинские клиенты пытаются захватить все и сразу, продумать все мелочи которые якобы могут им понадобится и хотять выжать из той суммы которую они платят максимум функционала. Но так как у большинства предприятий нет описанных бизнес-процессов и все ведется в табличках ексель, то и запросы у них порой странные, нестандартные и работа с каждым новым клиентов для компаний которые занимаются внедрением похожа на квест. Еще осложняет ситуацию то, что заказчик не может сформулировать что ему надо, и порой то, что он говорит - не то, что ему нужно. Бизнес-аналитики, которые выявляют требования заказчика порой шутят:

"Заказчик никогда не просит того, что он хочет, а хочет он всегда не то, что ему нужно"

Если бизнес-аналитик не выявил то, что действительно нужно клиенту, то результат на выходе будет не такой, как нужно со всеми вытекающими последствиями.

В процессе внедрения программных продуктов для автоматизации управления финансами можно выделить следующие функциональные блоки:

Odoo CMS - a big picture

Эта схема применима и для автоматизации других процессов компании.

Практика показывает, что внедрения редко когда проходят успешно и соблюдаются все условия. НО при правильном подходе риски можно уменьшить и снизить их влияние на успешность внедрения. Но здесь в первую очередь нужна активная работы со стороны заказчика таких систем, а он часто бывает не готов и перерекладывает все на сторону комманды внедрения, которая не знает, что нужно заказчику.

Когда стоит начинать автоматизацию?

Автоматизация учета и финансового управления в нынешних условиях неизбежна для любого предприятия. И большинство предприятий уже автоматизировали у себя учет, и значительно меньше предприятий у которых автоматизированы финансы.

Компания не готова к автоматизации, пока ее бизнес модель не устоялась, что весьма характерно для малого бизнеса. Если в компании - в процессах, учете, планировании - хаос, то по итогам автоматизации получится автоматизированный хаос.

Автоматизацию лучше начинать, когда:

  • понятны финансовые цели компании;

  • есть устоявшаяся бизнес модель и понятны ключевые бизнес процессы;

  • бизнес растет, много операций, много данных;

  • нужна аналитика по бизнес процессам;

  • нужен автоматизированный контроль за сотрудниками;

  • нужна отчетность (скорость и точность данных).

Пока этого нет, лучше пользоваться самыми простыми и дешевыми инструментами для учёта и формирования отчетности.

Как оценить эффективность автоматизации финансов.

Автоматизация должна приносить пользу и увеличивать стоимость бизнеса. Успешная автоматизация - это актив, инвестиция, а не только расходы. Как же понять, что автоматизация принесла пользу?

Если у вас:

  • увеличилась скорость обработки информации;

  • уменьшились трудозатраты на сбор, ввод и обработку данных;

  • внедрен внутренний контроль;

  • достигнута детальность аналитики.

то, автоматизация у вас прошла успешно.

Чтобы повысить успешность внедрения новых систем я для малого и наверное среднего бизнеса могу дать следующие советы:

  • Автоматизация не должна затянуться. Используйте самые простые типовые решения.

  • Не усложняйте и не пытайтесь автоматизировать все подряд, даже то что вам сегодня не нужно, но вы думаете, что понадобиться в будущем. Мой опыт внедрения говорит, что клиенты пытаются давать самые сложные кейсы, с учетом нюансов, которых у них нет, но которые возможно когда-то вдруг один раз произойдут и они с упорством хотят все предусмотреть и чтобы у них был этот функционал.

  • Меняйте свои процессы под системы. Это быстрее и дешевле, чем менять системы под ваш процессы, особенно когда они не сформулированы.

  • На начальном этапе несколько программ под разные задачи - это нормально.

  • Не игнорируйте бизнес процессы, и если у вас нет четкого понимания что и как должно происходит - лучше это не автоматизировать.

  • Старайтесь ничего не скрывать, говорите как есть на самом деле, команде которая занимается внедрением, иначе вы рискуете получить в итоге не то, что вы планировали и в этом будет ваша вина.

Все это значительно повысить успешность внедрения новой системы и ваш бизнес начнет работать более эффективно.