Общая инструкция Simbioz ERPM

Публичный канал

Поделиться в социальных сетях

Поделиться Ссылкой

Используйте постоянную связь для обмена в социальных медиа

Поделиться с другом

Пожалуйста Логин послать это presentation по электронной почте!

Встроить в свой сайт

Выберите страницу, чтобы начать с

Оставить комментарий с адресом электронной почты (подтверждение электронной почты требуется для того, чтобы опубликовать комментарий на сайте) или пожалуйста Логин опубликовать комментарий

4.

26.

30.

63.

6.

20. В правом верхнем углу, с помощью фильтров можно отобразить запланированные события, встречи и непрочитанные сообщения.

18.

45.

66.

56.

58. Созданной Заметке можно присвоить цвет, удалить или галочкой отметить актуальность.

19. В строке поиска « Встречи », можно набрать, чтобы найти интересующую вас встречу или событие по на званию.

22. В правом углу можно изменить текущие фильтры, задать расширенный поиск событий, добавить на личную панель.

13. Пользователь может создавать, редактировать группы, производить поиск и фильтровать группы по тематикам. ВАЖНО: В зависимости от пользовательских прав, набор полей для редактирования и заполнения может отличатся!

14. Для быстрого обмена информацией между пользователями существует функционал « Мгновенные сообщения ».

25. Устанавливая галочки напротив пользователей системы, можно отобразить кого конкретно касаются те или иные встречи. В закладке « Контакты » можно увидеть контактные данные всех пользователей системы.

61. Система, так же предлагает удобный поиск заметок и большой набор гибко настраиваемых фильтров. Заметки можно фильтровать по различным категориям, степени активности или группировать по этапам, а также задать расширенный поиск с указанием ключевых слов и добавить заметку на личную пользовательскую панель.

52. В закладке «Информация договора» можно задать крайние даты по договору. К моменту даты окончания Система уведомит сообщениями, а также отправит письма на электронную почту Управляющ его счетом, Клиента и всех подписчиков о необходимости продления или закрытия данного договора аналитического счета.

42. • Канбан вид; Как список; Вид формы; Календарный вид; Диаграмма Ганта вид или как график

50. В закладке «Еще» можно настроить совместный доступ с Клиентом, встроить документ или ссылку, задать параметры расходных статей бюджета, удалить договор аналитический счет или продублировать.

54. Во вкладке «Статьи бюджета» Пользователь может внести дополнительные расходы бюджета по проекту, которые в дальнейшем будут учитыватьс я в аналитическом счете.

15. 3. Календарь — Управление временем В закладке календарь пользователи системы могут планировать встречи, дела, обсуждения для планируемых задач.

21. Фильтр « Группировать » (работает только в « Список Вид ») подсветит пользователя который создал событие и несет ответственн ость за проведение, а так же статус его доступности или недоступности в данный отрезок времени.

23. С помощью интерактивных клавиш, можно отобразить календарь в виде списка, формы или диаграммы Ганта. Стрелки вправо и влево меняют месяц, а кнопка « Сегодня » вернет на текущую дату.

27. Нажав на карт очку пользователя, мы переходим к расширенной форме где видим почтовый и электронные адреса, страницы в сетях, телефоны и всю контактную информацию пользователя.

32. Вкладка « Еще » - предоставляет доступ к проекту сотрудникам или клиенту, удалить проект, при необходимости можно создать похожий проект и дублировать свойства уже созданного нами проекта.

10. Задачи и сообщения, отмеченные как важные попадают в закладку « Избра н ное »

38. Во вкладке «Делегирование» можно делегировать задачу или часть робот по ней другом у сотруднику, а так же наблюдать и управлять связанными Родительскими и Делегированными задачами.

46. В вкладках «Описание» можно сделать уточняющие записи или более полно описать суть вопроса. В поле «Журнал работы» указать виды работ в рамках вопроса и создать счет, на работы кото рые были выполнены с учетом затраченного времени.

68. Будем рады ответить на все Ваши вопросы! E - mail: lead@simbioz.ua www.simbioz.ua

11. В закладку « Архив » попадают все сообщения, которые отмечены как « Выполнено ».

24. Кнопки « Месяц », « Неделя » и « День », изменят вид вашего календаря. Тоже самое можно сделать нажимая несколько раз на дату в мини - календаре справа.

8. В списке сообщений для каждого пользователя возможны следующие действия: - 1. развернуть на весь экран - 2. открыть в новом окне

16. Для быстрого создания встречи, в календаре достаточно кликнуть на запланированную дату и добавить название в поле « Мероприятие », а затем нажать на кнопку « Создать мер оприятие ». Если же Вам необходимо провести, нажмите « Изменить мероприятие ».

17. При настройке мероприятия, можно добавить дополнительных участников. Во вкладке « Детали собрания » настроить начало или окончание встречи, или же отметить весь день. В поле « Описание » можно описать цель встречи. Во вкладке « Опции » событие можно отметить как « Повторяющийся », а также задать приватность и доступность участников.

41. В рамках задачи можно отправлять различн ые сообщения, комментируя или уточняя задачу, а также прикладывать документы связанные с ней. Можно подписать любого человека, подписчика, например клиента для которого выполняется задача. Все подписчик и будут получать сообщения внутри системы или на почт у, о всех сообщениях или изменениях в задаче. Для удобства визуального восприятия, в верхнем правом меню все существующие задачи можно отобразить следующими способами:

49. В левом верхнем углу договор аналитический счет можно: « Изменить », « Создать », « Закрыть » и « Отменить ». В закладке «Распечатать» из выпадающего с писка можно выбрать нужный документ для печати.

60. В рамках заметки можно отправлять различные сообщения, комментируя или уточняя заметку, а также вкладывать документы связанны е с ней. Можно подписать любого человека, подписчика, или, к примеру клиента для которого предназначена заметка. Все подписчики будут получать сообщения внутри системы или на почту, о всех сообщениях или изменениях в заметке.

47. В поле «Доп Инфо» система автоматически отслеживает следующие параметры: дата создания и окончания вопроса, а также общие статистические данные по работе с вопросом. Кнопкой «Статус» можно указать активно или не активно и выбрать статус вопроса.

48. В поле « Подписан » можно добавить или удалить пользователей которые подписаны, а так же добавить сообщения, вложения и ссылки к вопросу. 7. Договор Аналитический Счет При создании и сохранении нового проекта система автоматически создает основной договор - аналитический счет.

12. Во вкладке « Мои группы » мы видим все существующие группы Системы. Во вкладке « Присоединиться к группе », пользователь может видеть: различные внутренние форумы, тематические чаты для обсуждения проектов и заданий в рамках этих проектов и так далее. При необходимости, можно подписаться на сообщения какой либо из групп, или отписаться от нее.

36. Или в меню « Проекта » в интерактивном меню справа вверху нажмите на кнопку « Задачи » - откроетс я область списка всех задач Проекта, в нем выберете « Создать ».

39. Во вкладке «Дополнительная информация», «звездочками» можно назначить приоритет, указать Клиента, в поле дат начала и окончания отобразить выполнение данной задачи на диаграмме Ганта. В поле «Последовательность», для отображения задачи в поле общих задач ко всем проектам системы, пользователь может указать п орядковый номер задачи.

67. Во вкладке « Инвентаризация » оставим все пустым. Во вкладке « Продажи » в разделе « Условия продажи », если мы предоставляем гарантию на нашу услугу, то указываем гарантийный срок в поле « Гарантия ». Если необходимо, то укажите « Срок доставки ».

28. 4. Проект – создание нового проекта в системе Система предусматривает создание, управление и ведение проектов, которые являются частью системы менеджмента предприятия и предоставляет полный контроль над данными проекта в одной форме. Для того что бы создать новый проект, в меню « Проект » нажмите на кнопку « Создать ».

57. 3) В меню « Планировщик » нажмите на кнопку « Заметки », – откроется область списка всех существующих заметок. В ней нажмите на кнопку « Создать ».

59. В поле тегов, заметке можно присвоить соответствующий те г либо создать новый. В дальнейшем при накоплении большого количества заметок теги позволят отфильтровать заметки по различным категориям, что существенно облегчит поиск. В строке справа можно классифицировать заметку по различным временным параметрам: « Но вая », « Эта неделя », « Позже », « Выполнено », « Заметки ».

35. 5. Проект — Задачи Проекта Система предусматривает создание, управление и ведение задач которые являются частью системы менеджмента предприятия. Любой проект состоит из ряда задач, рассмотрим подробнее как это происходит в рамках созданного или существующего проекта. Задачи в систе ме можно создавать двумя способами: В меню « Проекты » нажмите на кнопку « Задачи », – откроется область списка всех существующих задач, ко всем проектам системы.

34. В правом верхнем углу расположено интерактивное меню, которое позволяет взаимодействовать с событиями: « Задачи », « Документы », « Табели », « Встречи », « Вопросы ». С помощью кнопки « Подписан » можно подписать сотруднико в и клиентов к проекту которые будут получать уведомления о всех событиях по данному проекту.

7. 2. Сообщения – управление сообщениями Во вкладке « Входящие », можно видеть все входящие сообщения, которые связанны с общей активностью Пользователей Системы: новые задания, проекты, вопросы, мероп риятия, дискуссионные группы и так далее. Во вкладке « Кому мне », отображаются входящие сообщения, адресованные лично Вам.

1. Общая инструкция Simbioz ERPM Решение проблем растущего бизнеса с помощью Simbioz ERPM

55. 8. Создание и управление заметками Заметки в системе являются простейшим и удобным инструментом, который можно отнести к Планировщику или Органайзеру. Заметки в системе можно создавать тремя способами: 1) Любое входящие сообщение можно преобразовать в « Заметку ». 2) Либо путем «быстрого создания заметки. В любой категории области списка всех заметок нажмите на кнопку « + » (Плюс). Для этого нужно навести курсором на правый верхний угол колонки.

33. Кнопка « Закрыть проект » - закрывает проект и подразумевает что он завершен. Кнопка « В ожидании » - приостанавливает проект, к примеру, до принятия по нему решения. Кнопка « Установить как шаблон » сделает шаблон для аналогичных проектов. Кнопка « Отменить проект » говорит сама за себя.

43. 6. Проект — Вопросы Проекта Система предусматривает постановку, управление и ведение вопросов к проектам. Проект состоит из задач, а также ряда вопросов, которые возникают по ходу выполнения проекта. Рассмотрим подробнее как это происходит в рамках вно вь созданного или уже существующего проекта. Вопросы в системе можно создавать двумя способами: В интерактивном меню проекта нажмите на кнопку « Вопросы » или в меню « Проекты » нажмите на вкладку « Вопросы » и нажмите кнопку « Создать ».

3. 1. Контакты – создание и редактирование Научимся создавать и классифицир овать новый «Контакт» в системе. Для того что бы создать новый «К онтакт » , в меню Сообщения , выберете в левой колонке меню раздел «Планировщик», ниже по меню раздел «Контакты». Перейдя в область меню «Контакты», в верхней части экрана нажмите на кнопку «Создать» .

40. В поле «Строка заказа» - если необходимо, задачу можно связать с товарами или услугами Вашей компании. В поле «Стадий выполнения задач» есть следующие этапы: « Анализ », « Спецификация », « Разработка », « Тестирование », « Выполнено » и « Отменено », которые в зависимости от потребностей пользователя можно настраивать и добавлять. Задачу можно передвигать по стадиям внутри управления задачи или путем перетягивания Задачи мышкой в режиме Канбан вид.

64. В строке « Название продукции » вводим название продукции или услуги. Система дает возможность учитывать все виды продукции. Если данный продукт или продукция является готовым продуктом, установите галочку « Можно продавать », в случае если данная продукция является частью готового продукта, например, кирпичи если вы строите коттедж или модуль оперативной памяти если ваша организация занимается сборкой компьютеров, то устанавливать галочку не нужно. Для оперативного учета продукции, например, приход или расхо д остатков по складу, напротив строки «Подписка на событие » установите галочку, система добавит в карточку продукции дополнительную строку - « Тип события » в которой можно выбрать о каком типе события информировать Пользователя, например, о необходимости за купки новой партии продукции.

9. - 3. отметить как важное - 4. ответить - 5. переслать - 6. добавить в заметки - 7. отметить как выполненное либо ознакомился

31. В разделе « Прочее » , поля дат начала и окончания проекта помогает визуализировать ведение проекта на диаграмме Ганта. Поле « Проект эскалаций » можно указать обращение менеджера п роекта к вышестоящим должностным лицам для решения проблем, которые находятся вне компетенции менеджера. В поле « Контрагент » можно выбрать родительский аналитический счет для финансового учета проекта. Во вкладке стадии проекта можно настроить этапы веде ния проекта. После сохранения проекта, дополнительные кнопки позволяют - изменить проект, создать новый, распечатать отчет по проекту, вложить документы к проекту. После сохранения проекта, автоматически создается договор/аналитический счет, в котором учит ываются основные условия, а также будет разноситься финансовый учет по проекту.

53. В разделе «Выставление счетов» галочками настраиваем какой именно тип счета будет выставлен Клиенту, с фиксированной ценой, по табелям, ка ждый по отдельности или вместе. В этих полях можно сформировать Заказ - Продажу, выставить счет для Клиента или сформировать счета по табелю использованного рабочего времени, как формировать заказы и счета мы подробнее рассмотрим в другой инструкции. В поле « Прайс лист » Пользователь может выбрать актуальный регламентированный прайс лист компании. В поле «Соотношение выставляемых счетов по табелю» Пользователь может учитывать процентное соотношение табелей, например, Система автоматически может вычесть 20 % еж емесячного авансового платежа от 100% суммы выставляемой Клиенту на конец каждого месяца. Если с Клиентом заключен договор на долгосрочной основе, то для выставления фиксированной ежемесячной оплаты, в поле «Автоматическая генерация повторяющихся счетов» установите галочку. Поле «Правила и условия» может служить в качестве памятки для фиксации основных условий по договору.

62. 9. Управление продукцией Система предусматривает создание, управление и учет продукцией компании. В результате своей финансово хозяйственной деятельности, любая компания реализует продукцию или услуги, таким образом, для успешной деятельности - ценообразование и учет, является неотъемлемой частью системы менеджмента предприятия. Рассмотрим подробнее к ак это происходит в рамках Системы. Для того что бы вести учет продаж или формировать счета - заказы, сначала необходимо добавить продукцию или услугу в систему. Существует ручное введение продукции (услуги), а также комплексное, с помощью файла - импорта. В нашем случае мы подробно остановимся на ручном вводе продукции в систему, а также рассмотрим два типа продукции – с фиксированной стоимостью продукции и почасовой оплатой услуги. В разделе « Продажи », во вкладке « Продукция », нажать на кнопку « Создать ».

44. В поле "Вопрос" коротко формулируем суть возникшего вопроса. В поле «Тег» присваиваем или создаем тег. В поле «Назначено на» указываем того, кому адресован вопрос. В поле «Контакт» выберите из выпадающего списка контакт либо создайте новый. В поле «Проект» выберите из с писка предложенных или создайте новый проект. Поле «ID» отображает порядковый номер вопроса. В поле «Версия» пользователь может задать версию вопроса. В поле «Приоритет» , отмечая одну или две звездочки, можно задать степень важности вопроса. В поле «Задачи» можно создать или выбрать задачу, связанную с этим вопросом.

51. Галочками, П ользователь может выбрать поля, которые необходимо учитывать в договоре аналитическом счете: « Табели учета », « Задачи », « Вопросы » или все отметить все поля сразу. В поле «Клиент» Система автоматически выбирает клиента, который указан в проекте. В поле «Упра вляющий счетом» из выпадающего списка выбрать сотрудников, согласно внутреннему регламенту компании. В поле «Тип счета» Система предложит выбрать тип аналитического счета. В поле «Шаблон договора» из выпадающего списка можно выбрать стандартный шаблон компании или создать новый. В поле «Ссылка» Система автоматически присвоит договору аналитическому счету уникальный номер. В поле «Основной аналитический счет» пользователь может выбрать аналитический счет, к которому подчиняется.

65. В поле « Тип продукции » из выпадающего списка выберите тип продукции: « Потребляемый » если продукт является частью готового продукта, « Подлежащий » если учитываемый продукт сам по себе является готовым продуктом и « Сервис » если продукт является услугой с почасовым или сдельным расчетом цены. В поле « Единица измерения » из выпадающего списка можно выбрать в каких единицах Система будет учитывать продукцию или создать собственное. В поле « Цена продажи » устанавливаем стоимость часа, если почасовая оплата — часы, если фиксированная цена — штуки. В поле « Активный » убирая или устанавливая галочку, продукт можно сделать как видимым, так и невидимым в Системе, не удаляя из общей базы. В поле « Баркод EAN13 », можно ввести актуальный линейны й штрих - код продукции. Для удобства поиска продуктов в системе, в поле « Внутренний артикул », продукции можно присвоить уникальный артикул. Во вкладке « Снабжение » , если вы перепродаете услугу или хотите учесть затраты, то можете внести себестоимость услуги и указать поставщика, в другом случае можете оставить эти поля пустыми. В разделе « Закупка » выберите « Единицу измерения закупки ».

37. В поле "Сводки задач" вводим название новой задачи к проекту. В поле "Проект", можно выбрать из выпадающего списка уже существующий проект, либо создать новый. В поле "Назначено на" выбирае м ответственного за выполнение данной задачи. В поле «Рецензент» выбираем контролирующего ход и стадии выполнения задачи. В поле "Изначально запланировано часов", указываем примерное время для выполнения данной задачи – это дает возможность спланировать общее время для выполнения всего проекта. В поле «Дата окончания» указываем дату, до которой необходимо выполнить задачу – это помогает визуально увидеть на диаграм ме Ганта, ход и сроки выполнения проекта. В поле «Метки», для облегчения фильтрации задач по различным типам, указываем нужную Метку или создаем собственную. В поле «Выполнение % » будет наглядно отображаться выполнение поставленной задачи в процентном соот ношении. Во вкладке «Описание» , можно подробно описать Задачу. Ниже в разделе « Обзоры работ » - записываются выполненные работы по Задаче с указание затраченного времени.

2. Содержание 1. КОНТАКТЫ – СОЗДАН ИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ 3 2. СООБЩЕНИЯ – УПРАВ ЛЕНИЕ СООБЩЕНИЯМИ 7 3. КАЛЕНДАРЬ — УПРАВ ЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ 15 4. ПРОЕКТ – СОЗДАНИЕ НОВОГО ПРОЕКТА В СИ СТЕМЕ 28 5. ПРОЕКТ — ЗАДАЧИ П РОЕКТА 35 6. ПРОЕК Т — ВОПРОСЫ ПРОЕКТА 43 7. ДОГОВОР АНАЛИТИЧЕ СКИЙ СЧЕТ 48 8. СОЗДАНИЕ И УПРАВЛ ЕНИЕ ЗАМЕТКАМИ 55 9. УПРАВЛЕНИЕ ПРОДУК ЦИЕЙ 62

29. В поле « Наименование проек та » укажите название нового проекта. Галочками можно задать проекту дополнительные свойства: • « Задачи » дает возможность создания и ведения задач в рамках проекта. • « Табели учёта ». В проекте будет создан табель учета рабочего или (затраченного) времени. • « Вопросы » - возможность создания и ведения вопросов в рамках проекта. По умолчанию создатель проекта становится его менеджером, но есть возможность переназначить ответственного сотрудника. В поле « Входящие сообщения электронной почты создают » мы выбираем в виде чего будет подвязано письмо, в виде задачи или вопроса. В поле « Принять электронные письма от » выбираем от каких пользователей будем принимать письма и сообщения форма предлагает: от всех, от авторизованных партнеров или подписчиков. Во вкладке « Опис ание » можно подробно описать детали проекта. Во вкладке « Отдел » можно добавить сотрудников, которые будут работать над проектом. Во вкладке « Встречи » можно ввести список запланированных встреч или других календарных событий по проекту. Во вкладке « Другая информаци я» в разделе « Администрирование » в поле « Безопасность/Видимость » выбираем видимость проекта для других пользователей системы. В поле « Запланированное время » по мере добавление к проекту новых задач система автоматически будет добавлять и суммиро вать все запланированное на них время. В поле « Затраченное время » система автоматически будет учитывать фактически затраченное время на выполнение задач по проекту. В поле « Рабочее время » есть возможность выбрать рабочий график, который будет учитываться для работы над проектом, например с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00.

5. Введите имя Контакта. Добавьте фото контакта или логотип компании. Можно выбрать Метку или создать новую , в дальнейшем это существенн о облегчит поиск и филь т рацию контактов с помощью Меток . В строке компания укажите название организации. В поле А дрес, заполните адрес Контакта. В строке Сайт можно указать личный сайт Контакта , а также странички в социальн ой сет и Facebook и LindedIN . Доб авьте должность контакты и контактную информацию: номера телефонов, e - mail , skype . В нижней части формы есть дополнительные вкладки, в которых можно указать внутренние примечания , например откуда пришел контакт. В правом верхнем углу есть интерактивное меню , в котором видны запланированные встречи, звонки , задания и другие активности . Сохраните «Контакт». Примечание: Обратите внимание , что при добавлении галочки в Названии «Это компания» - появляется новое поле «Контакты», которое дает возможность связать сотрудников или клиентов компании к данной форме.

Виды

  • 251 Всего просмотров
  • 195 Вебсайт просмотры
  • 56 Втроенные просмотры

Действия

  • 0 Социальные закладки
  • 0 Лайки
  • 0 Дизлайки
  • 0 Комментарии

Поделиться счетчик

  • 0 Facebook
  • 0 Twitter
  • 0 LinkedIn
  • 0 Google+

Встроить 2

  • 14 www.simbioz.ua
  • 2 www.baspar.ru